Kök neden tedarikçinin işidir

“Just a moment, that is not the topic what we need.”

Sunumuma başlayalı birkaç dakika olmuştu ki Alman bir kalite direktörü bunu söyledi. Bir problemi kök nedenine kadar nasıl indirdiğimizi gösteriyordum. Yöntemlerle ilgili kısma gelmeme izin verdi, sonra beni durdurdu. Onun gerçekte ne satın aldığını anlamam için bunu birden fazla kez yapması gerekti.

Geçen hafta ondan öğrendiklerimi anlatacağıma söz vermiştim. İşte uzun hali.

İki iş, zıt yönler

O parça satın alıyor. Parçalardan biri arızalandığında nedeni tedarikçide yatar. Onun işi, kusuru tedarikçinin kabul edip bedelini ödeyeceği kadar iyi kanıtlamaktır. Bu kanıt kâğıda dökülene kadar hiçbir şey kıpırdamaz. Bir görüşe dayanarak masraflarını geri alamaz.

Tedarikçinin işi, onunkinin bittiği yerde başlar. Kanıtlar kabul edildiğinde tedarikçi bir kök neden, bir düzeltici faaliyet ve bir rapor sunmakla yükümlüdür; bu genellikle müşterinin belirlediği sürede hazırlanan bir 8D’dir. 8D raporu kapalı ama problem çözülmemiş: beş işaret o tarafı anlatıyor.

İki kişi aynı bozuk parçayı elinde tutuyor. Biri bir açıklama borçlu. Diğeri bir kanıt. Önce kanıt gelir ve ters yönde ilerler. Alıcı nedenini sormaz. Tam olarak ne olduğunu ve bunu gösterip gösteremeyeceğini sorar.

İlk dakikalarımı, kanıt tarafında yaşayan bir adama açıklama tarafını satmaya çalışarak geçirmiştim.

Standart alıcıdan ne ister

ISO 9001:2015, kanıtı alıcıya bir şart olarak yükler. Madde 8.4.2, kuruluşun dışarıdan tedarik edilen ürünlerin uygun ürün sunma yeteneğini olumsuz etkilememesini sağlaması gerektiğini söyler ve bunu güvence altına alan doğrulamayı kuruluş tanımlamak zorundadır. Satın alınan bir parçanın sorumluluğu, satın alma siparişiyle birlikte gitmez.

Yani anlattığı kanıtlar, standardın her alıcıdan beklediği şeydir. Tedarikçinin 8D’si, aynı maddenin sözleşmenin öbür tarafından görülen diğer yarısıdır.

Bir kanıtın sırası

Bunun yazılı bir yolu var. Alman mühendislerin hasar analizi yönergesi VDI 3822, Aralık 2023’te yeniden yayımlandı ve eski Blatt 1’in yerini aldı. Sırayı belirler: hasarın eksiksiz tanımı ve parçanın teslim alındığı haldeki durumunun kaydı, sonra hasarın nasıl oluştuğuna dair hipotezler, sonra bu hipotezleri sınayabilecek yöntemlerin seçimi, sonra inceleme, en sonda da fotoğrafları ve ölçümleri içeren bir rapor.

Sıra, tek tek adımların herhangi birinden daha önemlidir. Kanıtlar kaydedilmeden önce yazılan bir hipotez, neyin kaydedileceğini şekillendirir.

Günter Lange ve Michael Pohl, teknik hasarların sistematik değerlendirmesi üzerine yazılmış standart Alman el kitabında bu işi tıpla karşılaştırır: anamnez, teşhis, tedavi, bu sırayla. Kırılma yüzeyi için ilk kuralları nettir. Ona asla dokunmayın. İkincisi temizlikle ilgilidir. Elektron mikroskobu altında kırılma yüzeyinde bulunan kükürt, parçayı temizlemek için kullanılan dekapaj asidinden gelebilir. Analiz o zaman hiç var olmamış bir nedeni gösterir. Temizlenmiş bir parça yalnızca kanıt kaybetmez. Sahte kanıt da üretebilir.

Aynı el kitabı, tahribatsız testlerin neden tahribatlı testlerden önce geldiğini de açıklar. Bir çekme numunesinin başından metalografik kesit alınabilir. Bir kesitten çekme numunesi yapılamaz. Her kesim bir kapıyı kapatır.

Temizlik bu sıranın sonlarına aittir: parçanın geldiği haldeki durumu belgelendikten ve tahribatsız çalışmalar yapıldıktan sonra. Önce temizlerseniz kanıt, kimse onu ölçmeden yok olur.

Bir keçe, bir kanıt

Bana kendi vakalarından birini gösterdi. Şirketi tanıtabilecek her şeyi dışarıda bırakıyorum. Önemli olan yöntem.

Yeni bir makinedeki mil keçesi, yaklaşık 1.000 çalışma saatinden sonra yağ terletmeye başladı. Müşteri şikâyette bulundu. İade edilen keçe önce, geldiği haliyle mikroskobun altına girdi. Sızdırmazlık dudağı simsiyahtı.

Keçeler için tuttuğu hasar kataloğu bu görüntüyü tek bir nedenle eşleştirdi. Dudaktaki kuvvetler çok yüksek, sürtünme ısısı, yanma.

Sonra mil. Çalışma yüzeyinde yapılan pürüzlülük ölçümü normal bir yüzey gösterdi, derin oluk yoktu. Bu, mili temize çıkardı. Dudağı yakan her neyse, üzerinde çalıştığı yüzey değildi.

Sonra yağ. Yağ çubuğundaki aralık, keçenin arkasındaki bölgede yağ seviyesinin düşük olduğunu gösteriyordu. Dudağın yakınında az yağ, dudakta yağlama filmi yok demektir.

Hipotez: dudağa ulaşan yağ yüklü bir aerosol, daha yüksek bir blow-by oranıyla daha da kötüleşmiş. Montaj üzerinde yapılan bir basınç ölçümü bunu doğruladı.

Rapor, incelemeyle aynı sırayı izledi. Problem, fotoğraflarıyla adımlar, pürüzlülük verileri, yağ seviyesi bağlamı, sonuç. Onu okuyan bir tedarikçi dudağın sağlam olduğunu iddia edemez, çünkü dudağın fotoğrafı raporun içinde. Suçu mile de atamaz, çünkü pürüzlülük profili hemen yanında duruyor.

Doğru sırayla kurulmuş bir kanıt böyle görünür. İçinde hiçbir şey görüş değildir.

Kimsenin yazıya dökmediği kısım

Yukarıdaki her şey onun için apaçık. 20 yılı aşkın süredir bu işi yapıyor ve alanlara göre düzenlenmiş kendi bilgi bankasını tutuyor: keçeler, rulmanlar, hidrolik, teknik temizlik. Hangi klasörde hangi cevabın olduğunu biliyor.

Şu anki mühendisleri için apaçık değil. Çoğu genç. Biri bir parçayı geri aldığında eksik olan tam olarak yukarıdaki sıradır. Önce neye bakılacağı, neyin ölçüleceği, neye dokunulmayacağı.

Ekibi zaten genel amaçlı bir yapay zekâ asistanı kullanıyor. O vakada kendisi de, dudağında yağ filmi olmayan bir kaset keçenin neden aerosolü geçireceğini mühendislerine açıklamak için kullandı. Cevap doğruydu. Aynı zamanda, o soruyu sorması gerektiğini önceden bilmeyen herkes için işe yaramazdı.

Boşluk tam da bu. Genel bir asistan, soruyu bildiğinizde iyi cevap verir. Bir arama ya da bağlam katmanı, ne arayacağınızı biliyorsanız zaten var olanı bulur. Bir form aracı, iş bittikten sonra raporu doldurur. Özel bir otomasyon tek bir şirketin sürecini kopyalar ve orada durur. Hiçbiri genç bir mühendise bir sonraki adımın ne olduğunu söylemez ve hiçbiri karşı tarafın kabul etmek zorunda olduğu bir rapor üretmez.

Geriye her fabrikanın kendisi için cevaplayacağı bir soru kalıyor. Hâlâ bizim alanımız olan ne, neyi her gün, tek bir fabrikanın göreceğinden çok daha fazla vaka üzerinde geliştiren insanlara bırakmak daha iyi?

İşin adı ne olursa olsun üç şey

Bahardan bu yana Slovenya’da 40’tan fazla, yurt dışında 5’ten fazla şirkete sunum yaptım. Yukarıdaki görüşme, en üstte hangi yöntemin durduğunu değiştirdi. Altta duranlara dokunmadı. Bu şirketlerin her biri, alıcı da olsa tedarikçi de olsa, aynı üç şeyi istedi.

1. Mühendisi vaka boyunca yönlendiren bir yöntem, böylece kimse bir sonraki adımı tahmin etmez.
2. Çözülen her vakayla daha akıllı hale gelen bir bilgi bankası, böylece bir sonraki mühendis bir adım önde başlar.
3. Bir denetçinin ya da müşterinin baştan sona izleyebileceği, %100 izlenebilir bir kayıt.

Problem çözmenin üçüne de ihtiyacı var. Parça incelemesinin de üçüne ihtiyacı var. Yukarıdaki keçe vakasındaki kanıt da bundan başka bir şey değil: bir sıra, hangi sıranın uygulanacağının bilgisi ve tedarikçinin itiraz edemeyeceği bir kayıt.

Neyi geliştireceğimize nasıl karar veriyoruz

SolveR’a neyin gireceğine de böyle karar veriyoruz. Üç şey sabit. Üstlerindeki yöntem işe göre değişir: müşteri şikâyeti için 8D, iç sapma için daha kısa bir yöntem ve şimdi de teslim edilen bir parçanın kanıt tarafı, çünkü bu yıl tanıştığımız alıcılar bunu istedi.

Bana göre bundan sonraki adım proses denetimleri. Aynı yönlendirmeli sıra, arkasında aynı bilgi, aynı denetim izi.

Henüz geliştirmiyoruz. İki müşteri isteyip bunun için ödemeye hazır olduğunda başlar, o zamana kadar bir plan bile değil. Küçük bir ekibi kimsenin sipariş etmediği özellikleri geliştirmekten koruyan kural bu.

Bir sonraki şikâyette ne yapmalı

Bir alıcının bu hafta, hiçbir yazılım olmadan yapabileceği üç şey.

• Parçayı, kimse silmeden önce geldiği haliyle fotoğraflayın ve tanımlayın. Teslim alındığı haldeki durumun kaydı, tekrarlanamayan tek adımdır.
• Hipotezi ancak bu kayıt oluştuktan sonra yazın ve onu çürütecek ölçümü belirtin.
• Bitmiş raporu tedarikçinin okuyacağı gibi okuyun. Her iddianın yanında bir fotoğraf ya da bir sayı olmalı.

Bu üç şey işinizin başka nerelerinde bir şeyleri değiştirirdi? Bu hafta sorduğum soru bu ve her cevap listeyi değiştiriyor.

galileon.si’de daha fazlası

• 8D raporu kapalı ama problem çözülmemiş: beş işaret - aynı şikâyetin tedarikçi tarafındaki yarısı.
• Tek bir hatayı tanımlamak için iki yıl - üzerinde arama yapılabilmesi için bir tanımın neleri içermesi gerektiği.
• Bilgi için Poka-Yoke - bilgi bankasının neden kendi kendini doldurması gerektiği.
• SolveR nasıl çalışır
• Veri işleme

Kaynaklar

• VDI 3822:2023-12, Schadensanalyse - Grundlagen und Durchführung einer Schadensanalyse, Verein Deutscher Ingenieure. Austrian Standards’taki ürün sayfası, erişim tarihi 14. 9. 2026 - baskı tarihi, kapsam ve VDI 3822 Blatt 1 (2004-03) ile VDI 3822 (2011-11) yerine geçtiği.
• Polymer Service Merseburg, “Schadensanalyse VDI Richtlinie 3822”, erişim tarihi 14. 9. 2026 - sıra: hasar tanımı ve teslim alındığı haldeki durumun kaydı, hipotezler, yöntem seçimi, inceleme, fotoğrafları ve ölçümleri içeren rapor.
• Günter Lange, Michael Pohl (ed.), Systematische Beurteilung technischer Schadensfälle, 6. baskı, Wiley-VCH, Weinheim 2014, ISBN 978-3-527-32530-6. Yayınevi sayfası ve örnek bölüm 1, erişim tarihi 14. 9. 2026 - anamnez, teşhis, tedavi; kırılma yüzeyine asla dokunmamak; temizlik asidinden gelen kükürt; çekme numunesinden kesit, asla tersi değil.
• ISO 9001:2015, Quality management systems - Requirements, madde 8.4, Control of externally provided processes, products and services. Anlaşılır özetler: Auditor Training Online ve ISO 9001 Checklist, erişim tarihi her ikisi için 14. 9. 2026.